Paragraaf Bedrijfsvoering

Voor het realiseren van onze ambities en dienstverlening is het noodzakelijk dat de ambtelijke organisatie goed voorbereid is op de toekomst. Een stevige en veilige bedrijfsvoering vormt daarbij het fundament en de basis voor een duurzaam en goed functionerende organisatie. In de gemeente Houten  is het verder versterken van de bedrijfsvoering noodzakelijk gezien interne constateringen, bevindingen van de accountant de afgelopen jaren en wijzigingen van wet- en regelgeving.
Een verbeterimpuls is nodig op de onderdelen: (1) duurzame verbetering van de ICT-dienstverlening, (2) informatiehuishouding, (3) verbeteren en borgen processen en (4) door ontwikkelen van de financiële organisatie en interne beheersing.
Daarnaast werken we aan de voorbereiding van de effecten van de wetswijziging rondom de rechtmatigheidsverklaring, waardoor niet langer de accountant, maar het college de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft. Conform de aanbevelingen van de accountant geven we binnen gemeente Houten ook invulling aan het 3 lijnenmodel. Het model gaat over het zódanig inrichten van de interne organisatie dat de verantwoordelijken onderbouwd verantwoording kunnen afleggen over het gerealiseerde beleid, de bijbehorende financiële resultaten en de mate van voldoen aan de geldende regelgeving. Hierdoor wordt controle en bijsturing tijdens het proces mogelijk in plaats van achteraf controleren. Het is essentieel dat ook onze wijze van archivering hierop aansluit. Voor boekjaar 2023 omvat de gekozen scope: financiële rechtmatigheid, getrouwheid van de jaarrekening en fraudebestendigheid. Centraal in het 3-lijnen model (1^e lijn primaire teams, 2^e lijn ondersteunende teams, 3^e lijn team Concerncontrol) staat het begrip eigenaarschap. Het gaat over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het leveren van producten en diensten die moeten voldoen aan de vereisten en verwachtingen. Procesbeheer vormt de basis voor het 3-lijnen model. Het gaat over het organiseren van het dagelijks werk van de teams. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het toereikend inrichten, uitvoeren, evalueren en verbeteren van het proces (PDCA-cyclus). De proceseigenaar (teammanager) heeft daarbij praktische ondersteuning nodig van de medewerkers en specialisten bedrijfsvoering uit de 2e lijn. Voor deze verbeterimpulsen zijn projecten opgericht en zal een integraal programmaplan “Doorontwikkeling Bedrijfsvoering” worden opgesteld. De uitwerking van het programmaplan heeft een langere doorlooptijd en zo zal ook in de komende jaren de interne bedrijfsvoering een aandachtspunt blijven. In deze perspectiefnota vindt u deze ontwikkeling terug in de beleidsaanvraag over doorontwikkeling bedrijfsvoering.

Bedrijfsvoering

Wat willen we bereiken?
We willen het fundament van de bedrijfsvoering op orde brengen. Diverse ontwikkelingen en uitkomsten van onderzoeken en recentelijke wetswijzigingen tonen de urgentie hiervan aan. Naast de reeds ingezette verbeteringen op duurzame ICT dienstverlening is het ook noodzakelijk om aan de slag te gaan met:  

1. het verbeteren en borgen van processen;

2. het op orde brengen van de informatiehuishouding;
3. het op orde brengen van het informatie- en archiefbeheer;
4. de doorontwikkeling van de financiële organisatie en interne beheersing

De noodzaak tot deze verandering komt voort uit het gegeven dat er in organisatie van de gemeente Houten lange tijd sprake is geweest van een stabiel personeelsbestand, waarbij werkwijzen breed bekend waren. De noodzaak om processen te beschrijven is er daardoor jarenlang te beperkt geweest. Veranderende wet- en regelgeving (o.a. de Wet Open Overheid of de wet gericht op het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording), de verwachte uitstroom de komende jaren vanwege pensionering en de krappe arbeidsmarkt en mogelijke effecten van bezuinigingen maken strakke regie op het beschrijven en verbeteren van processen, de informatiehuishouding en de inrichting van de interne beheersingsomgeving cruciaal. Om zo de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening naar onze inwoners, ondernemers en partners te garanderen én te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving.

Wat gaan we ervoor doen?

1. Opstellen van een overkoepelend programmaplan ‘Doorontwikkeling Bedrijfsvoering’ waar de lopende projecten gecombineerd met toekomstige opgaven op het gebied van de bedrijfsvoering in samenhang opgenomen staan. Belangrijk onderdeel van het programmaplan is het verantwoord combineren en faseren van de bedrijfsvoeringsopgave de komende jaren.
   
2. Het beschrijven en verbeteren van de processen binnen gemeente Houten. We vinden het noodzakelijk om de verbeteringen in de bedrijfsvoering vanuit de wijze waarop processen binnen de gemeentelijke organisatie verlopen op te pakken. Verschillende onderzoeken gericht op de organisatie laten zien dat de beschrijving van werkprocessen verbeteringen vraagt. Het niet goed beschreven hebben van de werkprocessen brengt verschillende risico’s met zich mee, bijvoorbeeld het niet kunnen aantonen dat we voldoen aan wet- en regelgeving, moeilijke overdracht van werkzaamheden bij wisselingen in personele bezetting, geen eenduidige werkwijzen en in hoeverre worden processen efficiënt en effectief doorlopen. Om de continuïteit en kwaliteit van het werk en de dienstverlening te garanderen, is het van belang dat de organisatie stappen zet in het beschrijven van de werkprocessen. Een extra urgentie hiervoor is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Als gemeente Houten moeten we kunnen aantonen dat we het beschikbare geld in onze organisatie volgens de geldende wet- en regelgeving besteden. Daarvoor is het noodzakelijk dat we onze werkprocessen in beeld hebben. In eerste instantie ligt de focus dus op processen gericht op de financiële rechtmatigheid en daarna op processen met de hoogste risico’s. De huidige beschikbare capaciteit is hiervoor niet afdoende zodat we dit structureel en incidenteel een impuls willen geven.  
   
3. Gekoppeld aan het op orde brengen van de processen wordt de interne beheersing ingericht en worden verbeteringen doorgevoerd op het gebied van de informatiehuishouding. Er dient beleid te komen ten aanzien van de wijze waarop Houten met de data en gegevens omgaat en classificeert. Er zullen beslissingen genomen moeten worden welke systemen en applicaties gebruikt gaan worden voor het bewaren maar ook het vindbaar maken van de data en gegevens van Houten. Daarop volgt een intensief programma om de medewerkers te helpen (adoptie) bij het op de juiste wijze volgen van het beleid en de daaruit voortvloeiende veranderingen.
   
4. Ten aanzien van het informatie- en archiefbeheer wordt een plan van aanpak  gemaakt en een project worden gestart om dit op orde te krijgen. Hiermee kunnen we invulling geven aan de aanbevelingen van de toezichthouder informatie en archiefbeheer (de provincie).  
   
5. Binnen de processen voor de financiële rechtmatigheid gaan we de verdeling van taken en verantwoordelijkheden volgens het drie lijnen model opnieuw inrichten. De eerste lijn betreft de primaire teams, de tweede lijn de ondersteunende teams en de derde lijn team Concerncontrol. In de managementletter beveelt de accountant al langer aan hierop in te zetten zodat ook de controlemethodiek zich meer naar procesgericht door kan ontwikkelen. Hiermee kom je als organisatie beter ‘in control’. De interne beheersing wordt meer aan de voorkant en gedurende het proces geregeld. Tijdens deze transitie zal meer duidelijkheid omtrent de benodigde personele inzet binnen de 3 lijnen komen, daarna kunnen we bezien hoe we dit gaan organiseren.
   
6. Door recentelijke wetswijziging gaat het college zelf de rechtmatigheidsverantwoording afleggen. De controlemethodiek wordt hiervoor opgezet. Dit willen we verder ondersteunen door de inzet van een geautomatiseerde tool vanaf 2024. Daarnaast brengt het zelfstandig afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college structureel extra werkzaamheden met zich mee voor het cluster AO/IC (waarvoor de werkzaamheden voorheen bij de accountant lagen). Het gaat om meer werk in het controleproces, rapportering en verantwoording. Tevens heeft de ARC het college gevraagd de continuïteit voor werkzaamheden voor de Verbijzonderde interne controle te gaan garanderen.

Aan het doorvoeren van deze verbeteringen wordt in eerste plaats gewerkt vanuit de bestaande organisatie van de gemeente Houten. Tegelijkertijd is de afgelopen periode duidelijk geworden dat dit niet voldoende is om de verbeterslag te maken. Er is een tijdelijke impuls nodig, zodat de verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en geborgd in de organisatie. Deze impuls krijgt vorm in een transitieteam, bestaande uit specialisten, bijvoorbeeld op het gebied van procesbeschrijving en -verbetering, informatievoorziening en verbijzonderde interne controles. Dit team kan de organisatie helpen om de benodigde beweging te maken. Pas daarna kan goed worden beoordeeld wat nodig is om het verbeterde niveau van de bedrijfsvoering te handhaven.

Wat mag het kosten?

2. Hiervoor is  uitbreiding van 1fte van de structurele capaciteit voor procesadvies benodigd € 85.000. Tevens is een tijdelijke projectleider voor procesbeheer benodigd voor de jaren 2024 en 2025 € 100.000.

3. Tijdelijk is inzet benodigd van een projectleider informatiehuishouding € 150.000.
4. Tijdelijk is inzet benodigd van een medewerker handboek kwaliteitssysteem € 100.000.
5. Tijdelijk is inzet benodigd van een projectleider transitieteam 3 lijnenmodel € 150.000. Na de
   eerste verkenningen in het 3 lijnenmodel wordt duidelijk wat dit binnen de organisatie aan inzet vraagt, waarbij het streven is dit zoveel mogelijk binnen de bestaande formatie vorm te geven.
6. Incidenteel € 30.000 is benodigd voor inrichten van de software ondersteuning voor het
   controleproces en structureel € 18.000 voor licenties. Structureel voor uitbreiding van het cluster VIC met 1 fte senior-adviseur AO/IC € 108.000 benodigd om te voldoen aan de wettelijke eisen.

0.1 Programma Voor en met inwoners

Extra inzet personeel gedurende een half jaar t/m 2027 wegens verwachte toename van aantal paspoortaanvragen

Wat willen we bereiken?
Voorkomen van exorbitante wachttijden. Voorkomen van boze inwoners, dit door inwoners tijdig te voorzien van een geldig reisdocument.

Wat gaan we ervoor doen?
Uitbreiding formatie 4 fte (144 uur per week) maart t/m augustus is inhuur extern personeel benodigd. In de paspoortaanvragen wordt voor 2024 tot en met 2027 een piek verwacht (effect van eerdere omzetting geldigheidsduur van 5 naar 10 jaar) om dit verantwoord te kunnen opvangen is deze uitbreiding tijdelijk benodigd. In de begroting vanaf 2020 is al rekening gehouden met het verhoogde niveau van de legesinkomsten die voortvloeien uit de toename van het aantal te verstrekken paspoorten de komende jaren. Geen rekening is gehouden met de extra benodigde personele inzet en de kosten daarvan. Dit was een vanzelfsprekende dekkingsbron voor de meerkosten geweest. De meeropbrengsten zijn in de begroting vanaf 2020 reeds ten gunste van het begrotingssaldo gekomen.

Wat mag het kosten?
Incidenteel voor de jaren 2024 t/m 2027 in totaal € 918.000 verdeeld over de jaarschijven conform onderstaande tabel. Na 2027 verwachten we weer een normalisatie.

HR-ontwikkeling  

Een duurzaam en goed functionerende organisatie vereist, naast een stevige en solide bedrijfsvoering, ook stevig willen investeren in de eigen medewerkers. Dit betekent het tijdig aantrekken, behouden én effectief inzetten van vakbekwame, gemotiveerde en vitale medewerkers. Houten heeft daarbij, net als vele werkgevers, te maken met een aantal ontwikkelingen. 

• Ouder wordende populatie  

 Houten heeft te maken met de vergrijzing van het personeelsbestand. De komende 10 jaar stroomt 30% van het personeelsbestand uit (ongeveer 95 medewerkers), als gevolg van het bereiken van de AOW-leeftijd. De aanwezige kennis en ervaringen van deze groep medewerkers willen we op tijd overdragen aan jongere generaties. Fysieke en mentale fitheid van onze medewerkers zorgt dat zij duurzaam inzetbaar blijven voor hun werk. 

• Krappe arbeidsmarkt  

Het aantrekken en binden van nieuwe medewerkers is met het oog op de hoge uitstroom (alleen al door pensionering) van groot belang. Dit is geen eenvoudige opgave, gezien de krapte en daardoor grote concurrentie op de arbeidsmarkt. De afgelopen jaren zien we een trend van een toenemend aantal werving- en selectieprocedures (2020: 59 vacatures; 2021: 81 vacatures; 2022: 72 vacatures). De verwachting is dat deze trend zich de komende jaren doorzet. Daarbij neemt door de krapte de zoektocht naar de juiste kandidaat ook steeds meer tijd in beslag. We zijn daardoor ter overbrugging, vaak langer dan gewenst, aangewezen op externe inhuur.  

• Hoog ziekteverzuim  

In de afgelopen jaren is het verzuim toegenomen (van ± 7% in 2021 naar ± 8% in 2022, 1^e helft 2023: gemiddeld 6,7%). De oorzaken zijn uiteenlopend, zoals een ervaren hoge werkdruk, een mismatch tussen werk en competenties of de combinatie van werk met bijvoorbeeld (mantel)zorgtaken in de privésituatie. Dit vraagt onze bijzondere aandacht. 

Wat willen we bereiken? 
We werken aan de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers in een inclusieve organisatie. Dat betekent een organisatie, waar; 

• Iedereen welkom is en waar sprake is van een gezonde balans in de personeelsopbouw; 

• Medewerkers gezond aan het werk kunnen zijn en blijven en waar normen en waarden

worden gehanteerd die bijdragen aan een veilige werkomgeving; 

• Een divers medewerkersbestand hun kennis, vaardigheden en talenten optimaal kunnen

(blijven) benutten en ontwikkelen; 

• Toekomstperspectieven worden geboden door aantrekkelijk werk & arbeidsvoorwaarden. 

De eerder geschetste ontwikkelingen laten zien, dat het noodzakelijk én tegelijkertijd een hele uitdaging is om dit te bereiken. Dit is dan ook een meerjarig proces. 

Wat gaan we ervoor doen? 
Het is van belang om in samenhang te werken aan de verschillende HR-beleidsterreinen. 

1. We werken aan een meer krachtige en moderne arbeidsmarktbenadering, in combinatie met

de ontwikkeling van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en loopbaanperspectieven. 

2. We ondersteunen medewerkers preventief, zodat zij gezond aan het werk kunnen zijn (fit for

the job, fysiek en mentaal in balans, goede werk-privébalans). Daarnaast zetten we, in
samenwerking met onze arbodienst, gerichte en effectieve acties in gang om bij ziekteverzuim
een medewerker zo snel als mogelijk weer in het arbeidsproces te kunnen laten meedoen.  

3. We faciliteren een warme overdracht van kennis en ervaring, vooruitlopend op

(vroeg)pensionering.  

4. We hebben een breed aanbod aan trainings- en opleidingsfaciliteiten (in- en extern), waardoor

medewerkers in staat worden gesteld om te werken aan (persoonlijke) ontwikkeling en
vakbekwaamheid (competenties).  

5. Iedereen is welkom bij de gemeente Houten. We zijn een inclusieve werkgever en organisatie,

waarbij ook aandacht is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Als gemeente
willen we het goede voorbeeld geven, door deze doelgroep in ons gemeentehuis, of de bij ons
betrokken contractpartner, een volwaardige arbeidsplek te geven.  

Huisvesting gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie is voor het grootste deel ondergebracht in het gemeentehuis. We onderzoeken de mogelijkheden om de huisvesting blijvend te laten voldoen aan huidige en op ons af komende eisen. Op dit moment voldoet het gebouw aan de Label C plicht, maar hiermee behalen we niet de eis die in 2030 op ons afkomt (minimaal 55% CO2-besparing) en de eigen Houtense ambitie om in 2040 energieneutraal te zijn. Voorts zoeken we ook naar mogelijkheden om het gebouw geschikt te houden voor gebruik, gelet op veranderde inzichten en werkmethodes. We verwachten in het voorjaar van 2024 hier meer inzicht in te hebben.

* In de primitieve begroting is nog nauwelijks sprake van geraamde inhuur. In de loop van het begrotingsjaar wordt inhuur aan de hand van besluitvorming geraamd en wordt bijbehorende dekking aangegeven.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.